管理工具“工作量及工作计划考察表”下载及使用说明

本表格用于对整体项目情况进行预览。内容涵盖详尽的工作分工、进程情况,让最高决策人、监督者对整个项目最关键的问题,如项目工作人员、成本、进程,实现有效而全面的把控。

作为总表,它还结合了“资料和数据的编码/分级”工作,以及PDCA中监察员对各个员工分工执行情况(的汇总),有效融合其他大小项目表单甚至敏捷项目表单,是一款即可以独立使用,又能综合当前项目管理的多功能表格工具。
  • 表单名称:工作量及工作计划考察表
  • 适用范围:跨年度大中型项目(本案例用于战略执行项目的监督和管控)
  • 适用人员:执行总裁、总经理、CEO
  • 配合使用:项目管理表单、敏捷项目表单、数据管理清单、员工工作权责清单……

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更新时间:2019-11-05

怎样使用?

        表格从左至右依次分为三大部分,从总览到细分,从主题、关键指标到工作细分。

  • “工作分类”支持最多三级分类,若一级分类下再无其他分类,可在二级、三级单元格标注“null”;
  • “工作分类”最好根据所有子项目情况进行命名和分类排序;
  • 建议“编号”作为所有子项目材料编号的头编号,以方便管理;
  • “编号”有序或无序,需根据档案管理制度编写;
  • iWork版本(.numbers后缀文件)支持“分类”,选择按照“L列”或“-”;
  • “启动时间”需要手动填写,根据对应子项目的实际启动时间,空白表示项目尚未启动;
  • “总工时/天”自动统计,无需填写;
  • “工作内容/个”需要手动填写,根据子项目的具体工作内容写在数字格式的单元格“注释”中,注释内容如:
    “市场调研-1;建立小组-2;安排计划-3;编写材料-4;总结-5”
  • “总成本累计/元”需要根据实际财务支出手动填写;
  • “总用工人数”手动填写,如子项目成员数;
  • “人均成本/元”自动统计,这一项对于人力成本控制能力较强的企业比较重要,对部分行业来说可能参考意义不大,使用者可以根据自身需要进行修改;这一项不同于下方的“用工人数”和“人均工时”,此项是查看本周(期间)有效工作人员和工作效能的重要指标,不建议忽略。
  • “所属类别”单元格内容在新版本中更改成“-”,此列自动填写,不要动
  • 时间序列按照:7天(一周)为一个报告期,定周一为每周第一天,时间下方的数字从1-53是当周在全年的序号,这两列都不要更改,时间系列会根据计算机时间突出当前所在时间段;
  • 每个单元格手动填写,严格按照“?.00?”的数字格式,个位数是“工作内容/个”列中标注的内容,无计算意义,仅用于显示表述当前工作内容所属,如:
    “2.006”——表示本周在“建立小组”这个子项目工作中所有人的工作成效达到6个工作日;
  • 对于较为复杂的大型项目,建议每个格子都加上注释,可以填写子项目表单的负责人总结概要,或者表述其他重要事项,比如“超出标准工作时间(5天)的原因是什么”;
  1. 时间部分不用改动,表格根据计算机时间和文档编辑时间自动更新;
  2. “工作内容”的单元格内容及其注释最好一开始就确定,后期尽量不要改动;
  3. “预期值”(预算等)填写好后也最好不要更改,表格会根据上排“统计”结果体现绿色(健康)结果或红色(警告)结果;
  4. “所属部门/团队”可以列明所有涉及的部门/团队,因为本表格是给最高执行者的参考和总结,工作按照全局视角,使用者切勿忘记。

担心一个周的报告期体现不出足够的内容?
可以要求子项目负责人列出一周七天的工作详情。

本来仅显示了“2.001”的格子(“为什么就干了一天的活儿呀?”),现在清楚得看到是周一工作后,工作2仅用了半天就完成了最后收尾工作(“2.0005”),然后周六加班开始了工作3(“3.0005”)

 

重要提示:

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